De lente is in aantocht. Tijd voor de voorjaarsschoonmaak! Thuis doe je het ook, dus waarom niet op je werk? Een regelmatige opruimactie is ook in kantoorpanden, organisaties en instellingen absoluut aan te raden. Ongemerkt stapelt er zich van alles op en kun je door zaken goed te organiseren en structureren behoorlijk wat waardevolle ruimte in je organisatie vrijmaken. En dan kom je uit bij het archief. Het archief dat volloopt, boordevol informatie die bewaard dient te blijven, maar eigenlijk toch wel erg in de weg staat. Zou dat niet beter kunnen?
Het archief uitbesteden
Misschien loop je wel tegen het feit aan dat je uitbreiding binnen je bedrijf nodig hebt. De zaken gaan goed en je medewerkers kunnen het vele werk nauwelijks meer aan. Nieuwe mensen aannemen is zeker een optie, maar waar moet je ze kwijt? Daar komt die archiefruimte om de hoek kijken… Als die ruimte leeggemaakt wordt, ontstaan er zomaar weer mogelijkheden voor nieuwe werkplekken.
Archiefopslag
Heb je een keer een dossier nodig uit dit overvolle archief? Dan is het vaak ook nog een uitdaging om het juiste dossier te vinden. Áls je het al vindt. Omdat één en één twee is, is het zaak om die archiefruimte leeg te krijgen. Door het archief extern op te slaan in een beveiligde omgeving, kun je heel eenvoudig en laagdrempelig je voorjaarsschoonmaak voltooien. I-FourC biedt externe archiefopslag waarbij je laagdrempelig je archief kunt uitbesteden. Met beveiligd transport wordt het opgehaald, geregistreerd en in een zwaarbeveiligde omgeving geplaatst.
Maar wat nu als je iets nodig hebt?
Doordat het archief geregistreerd wordt bij binnenkomst en jij als organisatie toegang krijgt tot een applicatie, heb je inzicht in alle archiefstukken die je uitbesteed hebt. Heb je iets nodig? Dan open je de applicatie, klik je het benodigde dossier aan en vraag je het aan. Binnen no-time staat het dossier digitaal ter beschikking. Dus naast het feit dat je archiefruimte op een betere manier ingezet kan worden, is die onnodige tijd die je kwijt bent aan het zoeken van informatie ook verleden tijd.
Bijkomend voordeel? Je bouwt zo ook nog ongemerkt geleidelijk je digitale archief op. Zo laat je alleen datgene digitaliseren wat je daadwerkelijk nodig hebt en heb je altijd en overal toegang tot je benodigde informatie.
Dus ja, als je dit voorjaar de bezem door je organisatie haalt, alles netjes opruimt en organiseert, kijk dan ook eens naar de dossiervorming in het archief. Wellicht liggen hier ook mogelijkheden om die opruimactie verder in te zetten en waardevolle ruimte binnen je organisatie te creëren.